亲爱的 PPT，我们不再需要你～

2019年，美团开始猛学亚马逊。

亚马逊很早就废弃PPT，而使用6页纸开会，并且规定了纸张大小，字号大小。美团，今日头条也都在这么做。但是，效果如何，还真不知道。

文档的精髓其实在于“叙述体”，而这一点需要大量训练，国内工程师的文档写作水平也的确还有很大的提升空间。然而，现在还是少有公司会愿意付出这个学习成本。

对我而言，最重要的点是：

叙述体备忘录便于携带、扩展和传阅，任何人、任何时间都可以阅读，不需要记录或录音也可理解陈述的内容。

这里的关键在于「叙述体」这三个字。

本文内容摘自《亚马逊逆向工作法》第四章「沟通：叙述与六页纸备忘录」。

我们的决策程序完全无法跟上事业的规模和复杂性的快速增长。因此，我们倡议：从即日起，S-Team会议停止使用PPT，改用“六页纸备忘录”。

S-Team会议一开始，通常都是用PPT陈述某个供讨论的计划或业务分析。尽管每个团队的PPT风格各有不同，但都会受限于PPT的格式。不管内在概念有多么复杂或微妙，都会呈现为连串的小块文字、要点或图片。

即使是最忠实的PPT爱好者也不得不承认：信息过多，其实会毁掉PPT。

亚马逊最畅销的PPT图书阐述了以下三种幻灯片。

1．超过75个单词：信息密集，不适合PPT陈述——最好提前分发，会前阅读。

2．50个单词左右：陈述者的“拐杖”和读稿机，往往大声地朗读而忽略了听众。

3．单词数量更少：适合PPT，用于视觉强化所讲内容。

陈述者必须花时间加以拓展和排练。另外，还有一条广为接受的经验法则，即所谓的「6×6」法则：

每张幻灯片最多6个要点，每个要点不超过6个单词。

另外，也有其它的指南建议，每张幻灯片不超过40个单词，幻灯片的总数不超过20张。虽然具体的数字有差异，但其主旨都是相同的，就是要：限制信息密度。

总之，这些做法都指向一个共识：如果想让听众不感到困惑，不想失去听众，每张幻灯片就只能包含那么多的信息，不可再多。

上面这些格式要求都会迫使陈述者浓缩自己的想法，甚至会忽略某些重要的信息。

迫于PPT的功能“天花板”，同时又需要表现出团队工作的深度和广度，陈述者不得不口头「回填」信息。因此，陈述者的公众演讲技巧和幻灯片制作技术会过度地影响想法的传达效果，而且不同陈述者的陈述，效果差别巨大。无论一个团队花费多少功夫做某个计划或业务分析，它最终是否成功都取决于同所谈问题不相关的因素。

几乎所有的PPT陈述，都得手写笔记，记录口头交换的想法，而这才是我们所需的主要信息。只凭借幻灯片，往往不足以完整地传达或记录所谈的问题。

我们大多数人都熟知爱德华·R.塔夫特，他的著作《量化信息的视觉呈现》（The Visual Display of Quantitative Information）影响深远，也是亚马逊网站的畅销书。他的文章《PPT的认知方式》精准地概括了我们的困境：

这种描述完全符合我们的S-Team会议：非常复杂，相互牵连，需要探究大量信息，决策关联的后果越来越大。

线性推进的幻灯片不太适合这种分析：幻灯片很难让人相互参考想法；文字稀少，无法充分表达想法；视觉效果与其说给人启发，不如说让人分心。

PPT 没有让事情变得清楚而简单，相反，它会使讨论失去重要的细微差别。

塔夫特的文章提出了一种解决办法。他在文中写道：

他接着写道：

对于这个建议，我们已认真考虑，现在提议加以采纳。

我们提议：S-Team会议立即停用PPT，改用单一的叙述体备忘录。

有时候，为了表达简洁和清晰，叙述体备忘录也可以包含图表和列出要点，但我们要强调的是：只将幻灯片复制为书面形式，这是不可接受的。

我们的目标，是采用只有叙述体备忘录才能做到的那种完整而自足的陈述。请接纳它。

我们的信条：最重要的是想法，而不是陈述者

改用叙述体备忘录后，团队的想法和论证就处于“舞台”的中央。今天，那些对陈述成功起着巨大作用的演讲技巧和幻灯片制作技术被消除，从而营造出公平的“竞赛”环境。

团队的所有队员都可以做出贡献，参与叙述体备忘录的写作、检查和修改，直到臻于完美。不言而喻，明智的决策的来源是想法，而不是个人的演讲技巧。

现在，原本用于制作精美的、图文并茂的幻灯片的时间，就可用于做更重要的事情。我们不必再浪费时间和精力去讲台上预讲，许多团队的领导者也会如释重负，不再有重要的、不必要的压力源。陈述者是出色的推销员、内向者、新进公司的大学毕业生，还是具有 20 年丰富经验的副总裁，这些都不重要，重要的东西都写在纸上。

而且，叙述体备忘录便于携带、扩展和传阅，任何人、任何时间都可以阅读，不需要记录或录音也可理解陈述的内容。每个人都可以对备忘录加以编辑或评述，而且很容易进行云分享。叙述体备忘录本身就是记录。

一个有用的比较指标，是我们所说的“叙述信息倍增器”（向创造这一术语的亚马逊前副总裁吉姆·弗里曼致敬）。

常见的Word文档采用Arial字体、11号字，每页的字符数平均为3000~4000个。为了加以比较，我们分析了最近50次S-Team会议的PPT，发现每张幻灯片所含的字符数平均仅为440个。这就是说，书面的叙述体文本的信息密度，是常见PPT的7~9倍。考虑到PPT的上述局限，叙述体信息密度的倍数还会增加。

根据塔夫特的估计，人们的阅读速度要比陈述者的说话速度快三倍。

也就是说，在相同的时间内，他们阅读叙述体文本所获得的信息，要比听PPT陈述多得多。因此，叙述体文本可以在更短的时间内传达更多的信息。

考虑到S-Team成员每天要参加很多会议，“叙述信息倍增器”本身就具有倍增作用。改用这种信息密度更大的形式，关键决策者在某个时段内获得的信息量会更多。

叙述体备忘录还可以使非线性的、关联性的讨论自然地展开——线性的、刚性的PPT则无法做到这一点。正是这样的想法关联，决定着我们许多重要的商业机会。此外，获得的信息越充分，决策者的决策质量就会越高，对团队陈述的战术和战略计划所做的反馈会更好、更详细。公司高管们对重要计划的信息了解得越充分、越深入、越广泛，我们就比所有其他依赖传统的低带宽沟通方法（比如PPT）的高管拥有的竞争优势越大。

我们知道，写叙述体备忘录要比做PPT更艰苦。

这其实是好事。写作行为本身会迫使写作者更深入地思考、综合，而做 PPT 则不必如此。

书面表达的想法，都经过充分的思考，尤其是整个团队都参与检查并给出反馈。将所有相关事实和重要论点组合成连贯的、易懂的文本，这是一个令人畏惧的任务——它也应该让人畏惧。

我们的目标不只是介绍某个想法，还要表明：作为陈述者，我们所说的应该是经过仔细权衡和缜密分析的。

与 PPT 不同，扎实的叙述体备忘录可以（而且必须）表明那些为数众多、常常大不相同的事实和分析是如何关联的。 虽然PPT理论上也可以做到这一点，但经验表明，几乎没有 PPT 能够真正做到。

完整的叙述体备忘录还应该预料到可能的反驳、疑虑以及我们希望团队给出的不同观点。写作者不得不预料到刁钻的问题、合理的反驳，甚至是常见的误解——并主动在叙述体备忘录上加以回应。

叙述性陈述根本无法掩盖重要的问题，尤其是你知道它会被挑剔的听众仔细地剖析。虽然这一开始听上去有些吓人，但它反映了我们的长期承诺：深入地、正确地思考我们面临的机会。

观点有说服力，其基础是“观点、论据、结论”这六个字的写作箴言。

成功的叙述体备忘录要为读者理清思路，继而创造有说服力的论证，而不是罗列一堆毫无关联的要点和图片，让听众自己去理清思路。

要想写作有说服力，就需要甚至必须思路清晰——这对多个团队合作的想法尤为重要。

叙述体备忘录要求团队同步。否则，他们就得在文中明确地说明尚未达成一致的地方。

爱德华·R.塔夫特以其一贯的坦率而简明的风格总结了叙述体优于 PPT 的地方：“ PPT 因为我们愚蠢的想法而变得丑陋不堪，错误百出，而 PPT 的散漫性却使我们更容易获得愚蠢的想法。”

会议一开始，就分发叙述体备忘录，然后所有与会者开始阅读，时长通常与陈述PPT的时长大体相当——约为20分钟。在此期间，很多人会在备忘录上做记录或评注。所有人都示意读完后，讨论随即开始。

PPT带给我们的东西很有限，我们感谢它的帮助，但时代在前进。

书面的叙述体备忘录能够让我们更深入、更有力、更全面地表达想法，同时还有一个关键的益处：它起着“强制函数”的作用，磨砺出更尖锐、更全面的分析。

“六页纸备忘录”还会使沟通变得非常包容，因为阅读期间，陈述者和阅读者之间是零互动的。

除了论证的清晰性，其他偏见都无关紧要。这种转变不但会增强陈述的“推销”效果，也会使产品和公司变得更加强大。

问：和我们同等规模的公司，大都采用PPT，我们为何要与众不同呢？如果这种转变最终被证明是错误的举措呢？

答：答案很简单——我们发现了更好的方法。亚马逊能够脱颖而出，正是因为它与其他大公司不同，包括我们愿意追踪数据并寻求常见之事的更好做法。如果这个举措无法解决问题，我们就会采用惯常的做法——迭代、改良或者完全推倒重来——如果结果告诉我们这是最佳的办法。

问：为什么不在会前分发备忘录，让我们做好准备？

答：分发备忘录和会议开始之间的时间很短，可能无法让所有与会者都有足够的时间准备。此外，由于备忘录取代了PPT，会议的这个环节被用于默读备忘录，让大家在问答环节开始前都加速进入状态。因此，没有任何时间浪费。最后一点也同等重要：团队拥有尽可能多的时间去完成和完善备忘录。

问：我的团队非常善于PPT陈述——我们必须改用备忘录吗？

答：是的。PPT陈述再好，也有一大危险：陈述者的临场表现或个人魅力有时候会无意中遮蔽关键的问题或疑虑，切换图片也会让人分散注意力。最重要的是，我们发现，即使PPT用得再好，其传达信息的完整性和复杂度也不及叙述体备忘录。

问：如果我们把PPT打印出来，再补充一些延伸性的注释，来强化和延伸陈述的内容，怎么样？

答：不行。将PPT复制到纸上，其缺陷也会被复制。虽然叙述体备忘录有时不太有趣，但其传达信息的缜密程度是PPT无法超越的。

问：叙述体备忘录中还可以使用图像或表格吗？

答：可以。大多数复杂的问题都可从数据中获得洞见。我们认为，某些数据的最佳呈现方式就是图像或表格。不过，我们也认为，单靠图表是无法具有我们所期望的、真正的书面备忘录所具有的那种说服力和完整度的。如有必要，可以加入图表，但不要让图表占据主导地位。

问：6页纸感觉篇幅较短，每页可以有多少内容？

答：限制6页纸，这是宝贵的“强制函数”，可以确保我们只讨论最重要的问题。我们留出了20分钟的阅读时间，所有与会者都应该能读完全文。不要经受不住诱惑而缩小页面的空白处或改小字体，以便挤入更多的内容。为保持6页纸的篇幅限制而增加密度，这会事与愿违，还会诱惑写作者偏离正题，讨论一些不太重要的东西。

问：我们如何衡量这种改变是否成功？

答：好问题。我们至今还没有找到衡量S-Team会议决策质量的量化方法，这次也不是要提出衡量指标。对这两种方法进行比较，是一种定性的做法。我们提议，未来三个月使用叙述体备忘录，然后征求S-Team成员的意见，看看他们是否获得了更充分的决策信息。

前面的 1～9 项，正是一个「六页纸备忘录」的样例。其中，加入了亚马逊的许多陈述者都发现很有帮助的两个可选部分。

第一个部分是我们的提议所依据的信条——它是论证提议的基本出发点。信条可以给阅读者一个锚点，让阅读者借此评估备忘录的其余内容。如果信条本身存在争议，那就更容易直接讨论信条，而不必讨论基于信条的那些逻辑步骤。

第二个可选部分可能更为常用：“常见问题”（FAQ）。高效的“六页纸备忘录”不只是给出论据，还要预料到可能的反驳观点、争论焦点或容易被误解的语句。加入FAQ，提前解答这些问题，就可以节省时间，让阅读者重点检查写作者思路的完整性。

还需要指出，有些“六页纸备忘录”的篇幅会超过6页，原因是它们会附上支撑性数据或资料——这些数据，开会时通常不会阅读。

叙述体“六页纸备忘录”可以有多种样式。例如，我们通常不希望看到“我们的灵感”这一部分，即使它在备忘录中起着不小的作用。每个叙述体备忘录都可具有独特的标题和小标题、图像或数据表以及其他设计元素。

例如，亚马逊季度业务回顾会（QBR）上的叙述体备忘录，其结构可能如下。

•  序言

•  信条

•  成绩

•  失误

•  下季度计划

•  职员总数

•  盈亏报告

•  常见问题

•  附录（包括数据表、图像、模型等支撑性数据）

“六页纸备忘录”可用于探讨和陈述所有的观点或想法：投资、收购意向、新产品或新特性、月度或季度业务更新、运营计划，甚至是如何改善公司餐厅饮食的想法。

要掌握叙述体备忘录的写作方法，就需要实践。参考和学习成功的例子，初次写作的人也能把叙述体备忘录写好。