一份科研“管钱”指南，请收好 |《自然》职场

实验室资金管理对于研究人员来说是一项重要但却常被忽视的专业技能。

对于Michael Monaghan来说，改善实验室财务状况的途径就是"打破壁垒"——确实如此。为了努力确保显微镜的使用权，都柏林圣三一学院的生物医学工程师Monaghan必须发挥创造力。

“设备被安置在一个孤立的区域，拆卸和重新校准成本都太高了。”他说，“最后我们获得批准，拆除显微镜室的墙壁，这让我们可以重新配置建筑物的边界。通过跳出固有的思维模式，我们一举两得——既能够使用显微镜，又把成本控制在了原搬迁预算的10%。”

在实验室财务管理方面，将科学与节俭相结合很有帮助。来源：Getty

实验室财务管理或许从未如此重要过。新冠疫情加上世界经济放缓导致全球科研预算削减。仅今年一年，韩国政府就宣布削减14.7%的科研支出，美国科研机构预计将无法实现高达70亿美元的科研支出目标，欧盟的旗舰科学计划“地平线欧洲”将损失其955亿欧元预算中的21亿欧元（合22.8亿美元）。

除此之外，供应链中断和能源价格上涨加剧了科研费用的上涨。科学设备的价格也因通货膨胀而上涨，但科研补助金几乎没有增加。

尽管如此，针对实验室初级成员的财务培训仍然很少。“我希望自己在做科研实习时能接受更多有关如何管理实验室财务的正式培训。”马里兰州贝塞斯达国立卫生研究院的免疫工程研究员Kaitlyn Sadtler说。《自然》采访了一些研究人员，询问他们关于预算管理的技巧。以下是他们的建议。

01

建立信任文化

在Sadtler担任早期研究员期间，她接触过两种财务管理风格。她的博士实验室有负责任的支出文化，由她的学术领头人（PI）管理；而在她的博士后实验室，每个成员都有固定的月度预算。在创办自己的实验室时，Sadtler倾向于采用第一种管理风格，同时融入了额外的制衡机制。

“在每个财政年度开始时，我都会召集实验室成员，讨论我们的资金使用和正在进行的项目。”她说，“我发现这样的会议能创造一种集体的主人翁意识，从而培养了一种负责任的支出文化。”

Michael Monaghan实验室的一名成员正在扩充细胞培养基。

然而，为了确保她给予实验室成员的信任不被滥用，并且有资金以备不时之需，Sadtler还建立了一个跟踪实验室成员支出的电子表格，并持续更新，以便清楚资金流向。她还会略微高估实验室预算，以备不时之需，或支持愿望清单上的项目。“到下一个财政年度开始时，我的实验室将计算出剩余的钱，并将额外的资金分配给我们的愿望清单实验。”她说，“单细胞RNA测序就是一个例子，每个样本的成本可能高达1000美元。正是这个实验帮助我们实验室在去年启动了一项新研究。”

02

协商折扣并批量购买

Monaghan表示，协商是实验室预算管理中另一项重要但被忽视的技能。他的实验室经常批量订购细胞培养基，因此他通常可以协商获得20-50%的折扣。批量购买还有其他好处：大宗采购通常会优先发货，运费（根据订购的商品数量而不是总重量计算）也会降低。Monaghan表示，这一过程还与销售代表建立了更密切的关系，从而改善了技术支持和产品介绍。

还有一种被称为团购的购物趋势，研究人员向同一家公司下共同订单。这可以协商出更好的价格，并提高优先发货的机会。然而，Monaghan提醒道，“机构的官僚政策可能会增加（这一过程）的时间，或许会抵消节约效益”。

阿拉伯联合酋长国纽约大学阿布扎比分校助理教授Jeremy Teo表示，实验室的地理位置也会影响支出决策。“在阿布扎比，化学和生物材料的运输时间可能比在美国长三倍，而且物品的运输条件也可能不太理想。因此如果物品是需要保鲜的，我们会尽量尽早付款，以免延误。”Teo补充说，他的实验室倾向于在冬季天气较凉爽时批量购买物品，因为阿布扎比的酷暑可能会使生物材料在运输途有损耗。

03

构建团队合作

由于学术带头人的日常职责可能非常繁重，实验室成员和机构工作人员应随时提供帮助。“财务管理是一项团队合作，聘请经验丰富的员工会很有用，”Managing说。“我的一名技术人员正在支持我处理实验室财务问题，因为她有过处理预算的经验，所以她能够识别哪些物品比应有的价格更贵，以及如何获得批量交易。”

机构可以提供另一个支持来源，初级研究人员应该考虑参加有关处理财务的培训，阅读指南并向高级研究人员寻求建议。Sadtler还参加了她所在机构的行政和预算管理人员的每月会议，讨论实验室支出，包括支出预测和到期资金的最新情况。“这帮助我及时了解实验室的财务状况并及时在期限内花钱。”她说。

Teo说，当他开始担任助理教授时，他没有留意电子邮件中或机构内关于研究支出的政策，后来才知道他无法将资金结转到下一个财务周期。“每个错误都是很好的教训。我强烈建议所有新研究员阅读财务办公室的电子邮件，并创建日历提醒。”

04

尽早学习金钱管理

“财务管理技能不仅对首席研究员很重要，对有意进入不同行业的研究人员也很重要。”新加坡卫生技术联盟助理主任Gordon Xiong表示，“例如，项目经理通常需要组织及时交付成果，并控制机构和行业赞助项目的预算支出。为了让研究人员为职业的这部分工作做好准备，尽早接触财务和项目管理很关键。”

与大多数科学家一样，Xiong在工作中学会了预算管理，同时协助他的博士生导师申请资助（参见“实验室预算技巧”）。博士后工作让他有机会成为多个项目的共同领头人（co-PI），并让他进一步磨练自己的技能。如今，他管理着一个向大学研究人员提供过种子基金的项目。“大多数博士毕业生都完成了多年的实验项目，这意味着雇主对他们的技术和分析能力充满信心。然而，为了培养行业所看重的财务技能，尽早参与项目预算管理是很有用的。”他说。

Sadtler说，虽然她的机构没有正式的财务管理培训计划，但她会在申请资助的过程中指导她的学生。“从供应商那里获得大额物品的竞争性报价，并了解人员预算，这些都为我的学生未来的领导责任做好了准备。”

Monaghan在学生申请奖学金时为他们提供支持，当时他们必须为工资、材料成本和差旅费等支出做预算。“虽然没有正式的培训计划，但导师可以为学生提供非正式的学习体验。当我的博士后申请奖学金时，我会仔细审查他们的预算部分，因为资助者希望研究实习生具备现实的预算技能。通过这种方式，我的一些博士后成功获得了奖学金。”

© nature

doi:10.1038/d41586-024-02039-8