专访脉脉：半个人管全公司快递，揭秘行政总监的“管控利器”
快递100约 7 分钟随着业务持续扩展，脉脉员工寄件需求激增，职场分布于全国7个城市，导致下单入口分散、寄件流程缺乏透明度等问题日益凸显。此外，员工在选择快递服务时倾向于使用高价快递选项，这直接导致公司快递成本持续增长。2023年8月，「百递云·企业快递管理SaaS」打通飞书系统，为脉脉提供统一寄件管理平台，使得员工能够统一下单，让管理员更够进行实时管理和费用管控，同时引入了「百递云·企业快递管理SaaS」优惠寄件平台运力，使得快递供应商的选择更加多元化，从而有效降低了快递费用。
近日，脉脉行政负责人在第八届企业行政峰会现场，深度分享其与「百递云·企业快递管理SaaS」 合作的历程，揭示了企业如何通过快递物流管理实现行政数智化转型，从而实现降本增效。
以下为采访内容实录：
「百递云·企业快递管理SaaS」
脉脉已经成立12年，已成为 1.2 亿职场人使用的职场社区和求职平台，它不仅是一家招聘公司，更是国内职场领域的独角兽企业，目前在国内没有真正意义上的竞争对手，就像国内漫威没有竞对一样。脉脉区别于传统招聘平台，整合了社区、招聘、会员和广告业务，形成了独特的多元化业务模式。
「百递云·企业快递管理SaaS」
行政是一个很重要的职位，不光在脉脉，在任何公司，都十分关键。因为行政毕竟是一个中后台的服务性部门，除了做好基础运营，更要提供优质服务体验。尤其是在互联网行业，员工对服务体验感非常敏感，行政需要事无巨细地满足各种需求。
「百递云·企业快递管理SaaS」
脉脉之前是没有接入任何系统的，都是跟供应商签署年框协议或企业协议。员工寄快递时，自己在各个渠道进行下单。可对于我（行政负责人）而言，分散的下单模式存在以下问题：一方面，难以有效把控相关费用；另一方面，审批权限以及部分标准操作流程（SOP）均不在行政管理部门的职责范围内，行政管理职能在此情境下仅具有形式上的意义。引入「百递云·企业快递管理SaaS」后实现了三大提升：统一管理后台、标准化流程、透明化审批。现在用0.3-0.5个人力就能高效管理全公司快递，这就是有系统和没有系统的差别。
「百递云·企业快递管理SaaS」
我们之前发快递销售占比多，比如给客户送礼品、寄文件发票等，其实中后台快递需求不是非常多。但在2019-2022年这3年多的时间里，公司规模扩大到近千人，业务涉及人员占到全员三分之一，快递需求量增多。出现了一些亟待解决的核心问题：
一方面是公司内部有降本增效的需求，之前没有平台或系统，管理非常分散，没办法降本。虽然公司对于员工寄件有标准，但因为没有统一平台，大家还是不按标准来，都倾向选高价快递。而当标准嵌入系统后，员工必须用系统发件，就得百分之百遵守标准流程，不然根本发不出去。
第二个方面是管理的标准化。此前，审批流程并未涉及行政管理部门，各部门自行处理相关事务，即便属于企业间的公对公业务，行政亦无法掌握其过程。每月费用方面，仅凭员工申报，无论其称费用为10万元或8万元，均缺乏有效的追踪与核实手段，行政难以获取员工快递信息。如今，借助系统化管理，中后台部门均已建立规范的审批流程，并将相关文件抄送至行政管理部门。同时，员工寄件须严格遵循公司的财务会计标准与管理制度。这一举措不仅满足了降本增效的需求，更实现了管理的标准化与规范化。
能否分享一个使用「百递云·企业快递管理SaaS」的具体使用场景？
「百递云·企业快递管理SaaS」
当公司决定采购快递系统时，我跟采购同事提出需求，希望能是一个聚合平台，既可以满足管理要求，又可以在后台看到月度明细。大约一周之后，采购反馈说，目前只有「百递云·企业快递管理SaaS」可以满足需求。
「百递云·企业快递管理SaaS」系统采购上线初期，其实员工对这个系统有所抵触，觉得受到了管制，比如限制使用高价快递。行政会跟大家去反复沟通，为什么要上平台，因为要有一定标准、监管及制度，才能把降本增效和大家的需求合二为一，做得更好。大家以前抱怨各种琐碎的问题，经过3-6个月的适应期，通过飞书扫码下单等便捷功能，使用体验已获全员认可。引进快递100「百递云·企业快递管理SaaS」对于脉脉的行政管理而言，是一个非常成功的经验，也想分享给大家。
脉脉使用「百递云·企业快递管理SaaS」前后有哪些具体效果对比？
「百递云·企业快递管理SaaS」
主要体现在三方面：一是员工对企业快递管理的标准和制度更加明确了，知道什么物品应该选择什么快递公司，标准现在通过系统平台已经很深入人心了；二是审批流程透明化；三是成本的下降，引入「百递云·企业快递管理SaaS」，脉脉每年节省快递费用7%-10%。脉脉人数实际上并不多，相信如果在更大规模的企业，「百递云·企业快递管理SaaS」带来的降本增效的效果将更加显著。
如何评价与快递100「百递云·企业快递管理SaaS」的合作？
「百递云·企业快递管理SaaS」
如果企业将所有权限完全下放给员工或团队，虽然表面上看似赋予了员工更大的自由度，但从行政管理的角度来看，这种模式会带来诸多管控难题。具体而言，当企业员工人数达到500人、1000人甚至10000人时，行政部门的管控难度将显著增加。在这种情况下，行政部门可能需要组建专门的团队来进行管理和监督，以确保各项事务的规范化和有序性。「百递云·企业快递管理SaaS」将一些SOP、标准及流程统一集成，这对于企业来说是非常友好的。
目前，国内快递管理需求通过「百递云·企业快递管理SaaS」，基本都能满足。脉脉与快递100的合作，我觉得就是互相扶持、互相成就。「百递云·企业快递管理SaaS」具有独特性，如果非要让我们做个调研的话，其实国内第三方平台如差旅平台，随便都能找出五六个。但像「百递云·企业快递管理SaaS」这种专注于企业快递物流管理垂直领域的平台，说实话国内并不多，可能就只有快递100有。快递100快递物流技术能力持续迭代，与互联网企业高度适配。
如何看待行政数字化以及AI的趋势变化？
「百递云·企业快递管理SaaS」
数字化是必然趋势。以AI为例，脉脉老板李云帆对AI、新能源这种行业非常关注，这也是公司拓展业务的一个新方向，现在可以帮行政完成30%的常规工作，如撰写通知、制定方案等。在人员编制收紧的情况下，其实AI对于我来说很友好，它能节省我很多人力去做其他的工作，而不是说所有东西都要人力去做，有AI之后，我觉得能节省30% 的人力工作。
内容 | Vianca
美编 | Sunneyny
审核 | Cici