我们公司，开始用多维表格了

最近，我逐步用飞书多维表格替换了公司的一些在线表格。我司 Excel 女神瑶瑶发现她之前建的表都已经被我废除，然后讪讪地笑着说，你大概迷上多维表格了。是的，我发现，之前在线表格被我诟病的那些问题，在多维表格中，都可以被轻松解决。比如，用看板视图查看表格数据、把表格和 IM 打通、汇总多个表格的数据做成仪表盘。 之前，我们公司所有的业务数据都在飞书表格上。瑶瑶 Excel 功夫了得，什么 VLOOKUP 函数、数据透视表、图表展示，她用得贼溜。我吧，相比用表格，更喜欢用文档，反正一看到密密麻麻的数据就犯困。于是，就从使用者的角度给她提了两个需求： 第一，能不能有看板视图？我需要根据自己的需求，对数据进行分类。 第二，能不能和飞书打通？某些重要的数据有更新时，能不能发条通知？ 她眉头紧锁，鼓捣半天，没有搞定。我们创业公司，业务不算复杂，我不想在工具上耗费太多时间。之前大家用表格搭建的各种横纵交织的数据表，本质上已经超脱了“表”的概念，俨然是一个简单的业务数据管理系统，涉及数据的协同编辑、流转、权限管理、通知等能力。 我需要找到一个更简单更灵活更顺手的工具。那时候，恰好和老朋友飞书产品副总裁老沈做播客，他嘴角上扬，给我推荐了多维表格，还补了一句：老池，你这 IT 达人落后了啊。这话说的，我怎么可能落后，昨天还玩滑板呢，向 18 岁的小伙子看齐。 1. 开始 在飞书中，在线表格和多维表格不是一个产品。在线表格可以简单理解为是把 Excel 在线化，而多维表格的名字里还有“表格”二字，但和在线表格已经不是同一个物种。 往常，我们会在数据录入、数据整理、数据分析等场景下使用 Excel，但其实 Excel 也可以用来搭建一些简单的系统，只是很多人不会，因为这需要精通它的高级功能。毕竟 Excel 向来以“易上手，难精通”著称，市面上多如牛毛的 Excel 培训课程，也是一种佐证。 就像多维表格官网的介绍一样，“是一个表格，也是无数个应用”。我可以像搭乐高积木一样，直接用各种零件快速搭建一个满足自己需求的小型业务系统。更重要的是，它的上手门槛很低，基本不需要学习，找个现成的模板改改就行。 多维表格的设计思路是把表格看成一张结构化的数据库表格，并以此为基础，抽象出了可视化仪表盘、多视图、自动化、权限管理等通用功能。 空说这些概念你估计没感觉。接下来，我以团队最近探索的电商业务为例子，和你展示下墨问西东是怎么基于多维表格这个像“变形金刚”一样的工具，搭建业务管理系统的。对了，我们使用的是它的基础功能，没有付费，目前足够用了。

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2. 思路 我们电商的业务流程不复杂，团队先是选品，和品牌方沟通，测评样品、谈价压价，确定合作方式。紧接着，再在直播间销售精心筛选过的、品质和价格都美丽的产品。你可以简单理解为先进货，再卖货。这么多“货”，这么多直播，自然需要管理好数据，要不然乱了套。 我知道，市面上有很多成熟的可以管理供应商、订单和售后的系统，但这个阶段，我们完全用不着那些复杂的功能，杀鸡焉用牛刀。对于我来说，这套系统只要能串联起团队的工作流程，并可以管理业务数据，生成业务报表就足够了。当然，如果再能有自动化的能力，并且还能和 IM 打通，那更是锦上添花了。 一开始，我让瑶瑶他们试着用多维表格。没想到，这帮人还是之前 Excel 的思维，只建了几个表就草草了事。我一看，没用到精髓，比如字段、自动化流程、视图、仪表盘。于是，打开电脑，老骥伏枥，用十五分钟时间，给他们做了个示范。 在他们投来异样的目光之时，我试探地问了下：廉颇老矣，尚能饭否？得敬重董事长啊，他还是懂得比你们多。瑶瑶没点头，也不知道几个意思，看起来是不想得 A+了。开个玩笑。 我基于业务情况，建了五张表：选品表、SKU 销售价格表、每日 SKU 收入表、直播数据表、策略记录表。其中，选品表用于存放选品相关的信息，包括品牌名、商品名称、品类、样品试用情况、商品图、合作方式等。SKU 销售价格表存放价格信息。每日 SKU 收入表是一天一更新，用于记录当天的收入明细。

直播数据表从直播维度，汇总直播的数据，比如主播是谁、总访多少、平均观看多久、GMV 有多少。 策略记录表相当于一个小的任务管理系统，我要求团队把业务的一些重要的策略调整都完整记录下来，并说明原因。

刚才说过，数据表是多维表格的底子，其他功能都在此基础上展开。数据表和我们日常生活中见到的其他表是一样的，列是字段，行是记录。唯一不同的是，多维表格每列字段的数据格式是固定的，我们可以根据自己的需求选择文本、日期、数字、公式、人员等类型。 比如商品售卖形式，我们可以设定为只能选择单品或套装；比如时间，我们可以设定为日期类型，格式为“2022-01-30”。这些非常简单，上手体验后，我相信你分分钟就能明白。

3. 视图

有了数据表，我就可以快速生成不同的视图。我又得感叹下，这要是 Excel，可得费老鼻子劲。多维表格本身提供了视图能力，只要简单点下按钮，就能生成表格视图、看板视图、甘特视图、画册视图和表单视图。具体每种视图的优缺点我就不解释了，你体验下就能明白。 你看，我为我们的选品表生成了三种视图，一种是看板视图，一种是经过分组的表格视图，一种是表单视图。看板视图可以直观了解到商品的信息；分组视图其实就是分类，便于团队从商品品类维度查看选品信息；表单视图可以生成一个表单，我把表单链接发给供应商后，他们提交的数据就能直接进入选品表。

多维表格的数据表部分，有两个功能值得说道说道：

第一，选择字段时，可以关联其他数据表的数据，也可以选择创建人、修改人、最后修改时间等类型，这样，系统可以自动引用数据，自动记录数据信息。比如，SKU 表中，品牌字段可以关联选品库中的“品牌方”字段；最后修改人字段的类型可以设置为“修改人”，系统自动填写记录的修改人。

第二，在需要计算的场景里，多维表格的公式更简单。比如，还是 SKU 的表，我想要根据毛利和最低销售价计算出毛利率，那毛利率字段类型选择为“公式”，格式选择百分比后，我可以直观的编辑计算公式，小学数学水平就能操作，不需要任何学习成本。

4. 自动化流程

平时，我最烦躁的事是早上打开数据表，发现好几个人都没更新数据。于是，又得去群里苦口婆心地提醒他们，“记得每天早上按时更新数据，养成习惯”。但过两天，还是有人又忘了，虞姬虞姬奈若何？但在多维表格里，这些问题都可以得到很好解决，因为它有一个“自动化流程”的功能。 比如，我建了一个“电商数据每日更新”的流程，每天上午 9 点 45 分，准时在  SKU 表中新增一条“流水日期”为昨天的记录，并发送消息给瑶瑶，提醒她更新昨天的数据。我还知道，她更新这些数据时，需要去视频号、快团团的后台，所以，在提醒内容中，给他们加上了对应的按钮。

这样，瑶瑶每天早上 9 点 45 分，雷打不动风吹不倒，都会收到一条提醒，请她麻利点填写昨天的数据。并且，她打开表的时候，我已经提前插入了以昨天日期打头的新记录。瑶瑶可能天真地以为我是早上从睡梦中爬起来把这些琐碎的事提前干完的。一切皆在老池的掌控之中。 另外，前面提到的策略记录表，相当于是一个小型的任务管理系统。因为业务在探索期，还有诸多的不确定性，我希望大家能在每次复盘会后，都能够记录下来相关的待办事项，一方面方便任务闭环；另外一方面，在需要的时候，可以快速追溯整个业务的迭代逻辑。 在这里，我新建了一个“截止时间”的字段，字段类型为日期，并在截止日期当天自动提醒负责人关注该任务的执行情况。就像下图这样，截止时间的当天九点，系统会自动提醒“负责人”字段的人：不要忘记处理这个任务。

5. 仪表盘

做管理，自然少不了仪表盘。数据表里的一条条记录，都是微观信息，我需要报表来快速了解当前的业务情况。我知道，你会说，Excel 也可以做图表啊，是的，Excel 扛把子瑶瑶也这么问过我。但我想说的是，多维表格更简单，更方便，更灵活。这三个“更”，今天的文章里已经很多次提到了。 瑶瑶一开始不信。于是，我花了三分钟时间，不能再多了，新建了我们的业务仪表盘。要是之前在 Excel 里，我怎么也得折腾半小时。多维表格支持柱状图、折线图、饼图、条形图、散点图、组合图、统计数字等。配置流程很简单，选择对应的图表，选择数据源，自定义样式，点“确定”按钮，顺滑无比。 数据是我模拟的，你看个样子就好。怎么样，是不是很酷？

6. 利剑

上周，和一个朋友聊天，他在老家自己开了家公司，大概是做货车贷险的生意。十几个员工，每天就着几十张表格和客户打电话，推销产品、追回款。他说管理起来费劲得很，总是出错，忙得团团转。我给他推荐了多维表格，显然，他需要的是一个简单的业务管理系统，而不是一张张独立的表。 朋友早上发消息感谢我帮了他大忙。我还挺开心的，努力做一个让别人因我的存在而感到幸福的人吧。今天这篇文章也是这个发心，就像当时老沈没给我介绍多维表格之前，我也不知道有这个工具。他简单的一句话，就能让我们团队节省很多时间。 不要再用一个老旧的工具，解决那些别人早已经解决过的问题了，费力不讨好。多维表格官方提供了很多的模板，比如简易巡检系统、项目管理甘特图、订单管理、会员管理、排班管理，你可以直接基于这些模板，初始化自己的系统。 阅读原文链接中，我放了一个电商 & 新消费行业的模板，我们是参考这个来的，感兴趣你可以看看。 我今天多次提到了“系统”这个词。从我的使用感受看，多维表格更适合用于构建业务管理系统，它可以为我们提供多视图、仪表盘、流程自动化、提醒、权限管理等多功能，用好了，应该是一把利剑。

Excel 精于计算，而多维表格工于系统。